Política de privacidad

El responsable del tratamiento de los datos personales que se tratan a través de la app Viamed Authenticator es Viamed Salud, S.L. (en adelante, «Viamed»):

Entidad

Viamed Salud, S.L.

NIF

B83061150

Domicilio

Av. de la Vega, 15, 28108 Alcobendas (Madrid), España

Teléfono

916 250 700

Registro

Registro Mercantil de Madrid, tomo 16825, hoja M-287502, folio 137, sección 8, inscripción 1.ª

DPD

dpo@viamedsalud.com

Viamed Authenticator es una herramienta interna de Viamed Salud. Genera los códigos de doble factor (6 dígitos que cambian cada 30 segundos) que necesitas para acceder a sistemas corporativos como Windows, la VPN, el HIS o el correo corporativo.

• Solo pueden usarla profesionales y personal de Viamed y otras personas autorizadas por Viamed (por ejemplo, personal de proveedores) cuyo número de móvil figure en la base de datos de doble factor de Viamed, porque lo haya dado de alta el departamento de Sistemas o porque se haya indicado en el formulario web de solicitud de doble factor. Desde la propia app no puedes registrarte.
• No está dirigida a pacientes, al público general ni a menores de edad.
• La app no trata datos de salud. Los códigos que genera sirven para entrar en sistemas como el HIS (el sistema de información hospitalaria), pero la app no muestra ni guarda información asistencial: lo que haces dentro de esos sistemas no pasa por la app y se rige por sus propias normas.

Esta política cubre la app móvil. Los datos que facilitas en el formulario web de solicitud de doble factor (nombre, correo corporativo y móvil) se incorporan a tu registro y se describen en Qué datos tratamos y de dónde salen.

Tratamos estos datos para que puedas iniciar sesión y generar tus códigos:

• Número de móvil. Lo escribes al iniciar sesión y la app le añade el prefijo +34. Antes de enviarte el SMS, la app consulta con ese número la base de datos de Viamed (Cloud Firestore, de Google) para comprobar que figura en ella.
• Código de verificación por SMS. Código de 6 dígitos y un solo uso que Google te envía para confirmar que eres titular de la línea. Solo se usa durante el inicio de sesión y la app no lo guarda. En Android, los servicios de Google Play pueden detectar ese SMS y pasar el código a la app automáticamente; la app no tiene acceso a tus demás mensajes.
• Datos de tu cuenta de acceso. La primera vez que inicias sesión, Firebase Authentication (Google) crea una cuenta con un identificador único, tu número y las fechas de alta y último acceso. La app guarda en el dispositivo los datos de sesión para que no tengas que identificarte cada vez.
• Tus registros de doble factor. Por cada sistema que Viamed te ha activado (Windows, VPN, HIS, correo…) guardamos su nombre y una clave secreta con la que se calculan los códigos. Junto a esos registros, Viamed guarda datos administrativos para gestionar tu alta: tu nombre completo, tu correo corporativo, tu usuario o dominio, y el estado y la fecha del alta. Tal como está organizada hoy la base de datos, se descargan a la app con el registro, aunque la app no los muestra ni los usa.
• Cuentas añadidas por QR. Si escaneas un código QR de doble factor, la app envía a la base de datos de Viamed (Cloud Firestore) la clave secreta que contiene, el identificador que confirmes (normalmente tu dirección de correo) y la fecha de alta, y el personal de Sistemas puede consultarlos. Usa el escáner solo con cuentas corporativas de Viamed: la app acepta cualquier QR de doble factor, así que no añadas cuentas personales.
• Códigos de 6 dígitos. Se calculan en tu dispositivo a partir de la clave secreta y la hora. La app solo los muestra en pantalla: no los guarda ni los envía a ningún servidor.
• Imagen de la cámara. Solo mientras escaneas un QR. La imagen se analiza en el propio dispositivo y la app no la guarda ni la envía; solo se conservan la clave y el identificador extraídos del código.
• Datos técnicos de verificación. Para evitar abusos del envío de SMS, el sistema de inicio de sesión de Google comprueba que la petición procede de la app o de una persona y no de un uso automatizado (Play Integrity o reCAPTCHA y, en iOS, en su caso, una notificación silenciosa de Apple). En ese proceso Google trata datos técnicos como la dirección IP y el modelo del dispositivo.
• Datos de uso (solo Android). Consulta el apartado Analítica y publicidad.

De dónde salen. Tú aportas el número de móvil, el código SMS, el identificador de las cuentas que añades por QR y la imagen de la cámara. Si envías el formulario web de solicitud, tu nombre completo, tu correo corporativo y tu móvil se incorporan a tu registro. Tus registros de Windows, VPN o HIS y sus claves secretas los genera Viamed (el departamento de Sistemas o el propio HIS a partir de tu ficha de profesional), y la clave de tu correo procede del código QR que escaneas. Los sistemas corporativos en los que usas el doble factor (HIS, VPN y correo) guardan también su propia copia de la clave para validar los códigos. Tu dispositivo y los servicios de Google generan los datos técnicos.

Si eres personal de Viamed, dar un número de móvil es necesario para usar el doble factor que exigen tus herramientas de trabajo: sin él no puedes iniciar sesión ni obtener tus códigos. La app no permite a Viamed acceder al contenido de tu móvil ni controlar cómo lo usas.

La app no accede a la ubicación de tu dispositivo (GPS), a tus contactos, a tus fotos ni a tu bandeja de mensajes, y no trata datos biométricos. En Android, Google Analytics deduce una ubicación aproximada a partir de tu dirección IP (consulta Analítica y publicidad).

• Comprobar que tu número está autorizado y verificar por SMS que eres su titular.
• Mantener tu sesión iniciada en la app.
• Mostrarte los sistemas que tienes activados y generar sus códigos de doble factor.
• Añadir y mostrar las cuentas de correo que das de alta escaneando un QR.
• Proteger el acceso a los sistemas de Viamed y evitar el uso fraudulento del inicio de sesión por SMS.
• Obtener estadísticas técnicas de uso de la app (solo Android; consulta Analítica y publicidad).
• Atender tus solicitudes de ejercicio de derechos.

No usamos tus datos para publicidad, no los vendemos y no elaboramos perfiles. Tampoco tomamos decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma significativa. Comprobar que tu número figura en la base de datos es un control de acceso: quien gestiona tu alta es el personal de Sistemas. Si la app no te deja entrar, escribe a dpo@viamedsalud.com.

Usamos estas bases jurídicas para cada finalidad:

• Verificar tu número, mantener tu sesión, mostrarte tus sistemas, generar los códigos y añadir cuentas por QR. Si eres personal de Viamed o profesional con contrato con Viamed, la ejecución de tu contrato laboral o de prestación de servicios (art. 6.1.b del Reglamento General de Protección de Datos, RGPD), porque el doble factor es necesario para acceder a tus herramientas de trabajo. Si eres otra persona autorizada, por ejemplo personal de un proveedor, el interés legítimo de Viamed en controlar el acceso a sus sistemas (art. 6.1.f del RGPD).
• Proteger el acceso a los sistemas de Viamed y a los datos que contienen, y evitar el uso fraudulento del inicio de sesión por SMS. El interés legítimo de Viamed en la seguridad de sus sistemas de información (art. 6.1.f del RGPD), en línea con su deber de aplicar medidas de seguridad (art. 32 del RGPD).
• Estadísticas técnicas de uso en Android. El interés legítimo de Viamed (art. 6.1.f del RGPD). Consulta Analítica y publicidad.
• Atender tus solicitudes de ejercicio de derechos y los requerimientos de las autoridades. El cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c del RGPD).

Puedes pedir más información sobre estas bases jurídicas a nuestro DPD.

La app solo te pide un permiso de forma expresa: la cámara, y únicamente cuando abres el escáner de QR. Los demás son permisos técnicos que el sistema concede al instalarla o que añaden los componentes de Google:

• Cámara (Android e iOS): escanear los códigos QR de alta del doble factor. Puedes denegar o retirar el permiso en los ajustes del dispositivo; sin él podrás seguir usando la app, pero no podrás añadir cuentas por QR.
• Internet, estado de la red y mantener el dispositivo activo (Android): conectar con Google Firebase para iniciar sesión y descargar tus registros. Los añaden los componentes técnicos con los que funciona la app.
• ID de publicidad, atribución de anuncios y origen de la instalación (Android): los añade el componente Google Analytics for Firebase. La app no muestra publicidad. Consulta Analítica y publicidad.
• Servicios de Google (Android): los necesitan los servicios de Google Play y Firebase para funcionar.
• Notificaciones remotas y actualización en segundo plano (iOS): la app declara estos modos por los componentes de Firebase, que pueden usar una notificación silenciosa de Apple para verificar el inicio de sesión. La app no te muestra notificaciones.
• Enlace de retorno (iOS): permite volver a la app después de completar una verificación reCAPTCHA.

La app no pide permiso para leer tus SMS, contactos, ubicación, micrófono, fotos o archivos, ni usa la huella o el reconocimiento facial.

En Android, la app incluye el componente Google Analytics for Firebase, que recoge automáticamente datos de uso: identificadores de la instalación y de la app, el ID de publicidad de Android, eventos básicos (primera apertura, sesiones de uso, pantallas, actualizaciones de la app o del sistema), el modelo del dispositivo, las versiones del sistema y de la app, el idioma y una ubicación aproximada que Google deduce de la dirección IP.

Viamed no ha configurado eventos propios en la app y no usa estos datos con fines publicitarios. Su única finalidad es obtener estadísticas técnicas de uso, con base en el interés legítimo de Viamed (art. 6.1.f del RGPD). Puedes oponerte escribiendo al DPD, y puedes restablecer o eliminar tu ID de publicidad en los ajustes de Android (Google > Anuncios).

En iOS la app no incluye analítica.

En ninguna plataforma la app muestra publicidad, usa servicios de informes de errores ni comparte datos con redes publicitarias o intermediarios de datos.

Dentro de Viamed acceden a tus datos el personal del departamento de Sistemas que gestiona las altas, a través de un panel de administración desde el que puede ver, copiar, modificar y borrar tus registros y sus claves secretas (también las de las cuentas que añadas por QR); el Delegado de Protección de Datos, cuando atiende tus solicitudes; y los sistemas corporativos en los que usas el doble factor (HIS, VPN y correo), que guardan una copia de la clave para validar tus códigos. Fuera de Viamed, los reciben:

• Google, a través de su plataforma Firebase, como encargado del tratamiento: Firebase Authentication (inicio de sesión por SMS y sesión), Cloud Firestore (base de datos de tus registros y claves secretas), Cloud Functions (procesos automáticos de gestión de las altas y sus registros técnicos), Google Analytics for Firebase (solo Android) y ML Kit (lectura del QR en el propio dispositivo; la app no envía las imágenes a Google, aunque el componente puede enviarle datos técnicos sobre su rendimiento). Para algunos fines propios, Google actúa como responsable independiente según su política de privacidad: prevenir el spam y el abuso del envío de SMS, verificar la app con Play Integrity o reCAPTCHA y hacer funcionar los servicios de Google Play (incluida la detección automática del SMS).
• Operadoras de telefonía y proveedores de mensajería con los que Google entrega el SMS: reciben tu número y el texto del mensaje.
• Apple (solo iOS): su servicio de notificaciones puede usarse para enviar a tu dispositivo una notificación silenciosa durante la verificación del inicio de sesión.
• Autoridades y tribunales, cuando una ley nos obligue.

No vendemos tus datos ni los cedemos a terceros con fines comerciales.

Algunos proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), principalmente en Estados Unidos:

• Google (Firebase Authentication, Cloud Functions y sus registros técnicos, la verificación con Play Integrity o reCAPTCHA, ML Kit y, en Android, Google Analytics for Firebase). La transferencia se ampara en la decisión de adecuación de la Comisión Europea sobre el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., en el que está certificada Google LLC, y en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión incluidas en las condiciones de tratamiento de datos de Google.
• Operadoras y proveedores de SMS que Google usa para entregarte el mensaje, que pueden estar fuera del EEE, con las garantías de las condiciones de tratamiento de datos de Google.
• Apple (solo iOS). Su servicio de notificaciones puede tratar fuera del EEE el identificador de notificaciones de tu dispositivo, según las condiciones de Apple, basadas en cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

Puedes pedir más información o una copia de estas garantías escribiendo a dpo@viamedsalud.com.

• Cuenta de acceso, registros de doble factor y claves secretas: mientras seas usuario autorizado, es decir, mientras mantengas tu relación con Viamed y necesites el doble factor. Cuando causes baja o dejes de necesitarlo, revocaremos tus claves en los sistemas en los que las usas y eliminaremos tus registros y tu cuenta de acceso sin dilación indebida. El historial de altas y bajas puede conservarse como registro de auditoría de seguridad durante el tiempo que exija la normativa aplicable. Si una ley nos obliga a conservar algún otro dato, lo mantendremos bloqueado solo durante el plazo legal.
• Código de verificación SMS: solo durante el inicio de sesión; la app no lo guarda.
• Códigos de 6 dígitos: no se guardan y cambian cada 30 segundos.
• Imágenes de la cámara: no se guardan.
• Datos de analítica (Android): durante el plazo de conservación configurado en Google Analytics for Firebase (por defecto, 2 meses para los datos asociados a cada instalación).
• Datos técnicos de verificación del dispositivo: los conserva Google como responsable independiente, durante el tiempo indicado en su política de privacidad.
• Solicitudes de ejercicio de derechos: hasta resolverlas y, después, bloqueadas durante 3 años, el plazo de prescripción de las infracciones muy graves según el art. 72 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Desde la propia app no se puede borrar la cuenta ni los registros; solo cerrar sesión (menú lateral > Cerrar sesión). Puedes pedir a Viamed Salud, S.L., responsable de Viamed Authenticator, que elimine tu cuenta y tus datos por cualquiera de estas vías:

• Por correo: escribe a dpo@viamedsalud.com con el asunto «Eliminar cuenta Viamed Authenticator» e indica tu nombre y el número de móvil con el que usas la app.
• Por formulario: usa el formulario de ejercicio de derechos de Viamed.

Para evitar que otra persona desactive tu doble factor, antes comprobaremos que la solicitud es tuya. Después eliminaremos tu cuenta de acceso (Firebase Authentication), tus registros de doble factor y sus claves secretas (también las copias guardadas en los sistemas corporativos en los que usas el doble factor), las cuentas que hayas añadido por QR y tus solicitudes de alta de doble factor. Lo haremos sin dilación indebida y, en todo caso, en el plazo de un mes; si la solicitud es compleja o recibimos muchas, podremos ampliar ese plazo dos meses más y te lo diremos, con los motivos, dentro del primer mes. Te confirmaremos la eliminación por escrito.

Qué conservamos: tu solicitud y nuestra respuesta, bloqueadas durante 3 años para acreditar que la atendimos, y el historial de altas y bajas que exija la normativa de seguridad. Los datos que Google trata como responsable independiente se rigen por su política de privacidad.

Después, tus códigos dejarán de ser válidos para acceder a los sistemas de Viamed. Si sigues necesitando acceder a sistemas de Viamed, te indicaremos cómo hacerlo. Para borrar también la copia guardada en tu dispositivo, desinstala la app o borra sus datos desde los ajustes.

Para proteger tus datos aplicamos, entre otras, estas medidas:

• Iniciar sesión en la app exige verificar por SMS que eres titular del móvil.
• El sistema de inicio de sesión de Google comprueba que la petición procede de la app o de una persona y no de un uso automatizado (Play Integrity o reCAPTCHA).
• Los códigos de 6 dígitos se calculan en tu dispositivo y la app no los envía a ningún servidor: solo salen de tu móvil cuando tú los escribes en el sistema al que accedes.
• Las imágenes de la cámara se procesan en el dispositivo y no se guardan, y la cámara se detiene cuando la app pasa a segundo plano.
• Las comunicaciones con Firebase van cifradas (TLS) y Google cifra los datos almacenados en sus servidores.

La app no tiene un bloqueo propio con PIN o huella, así que la seguridad de tu móvil es clave. Te pedimos que:

• Protejas el móvil con bloqueo de pantalla y lo mantengas actualizado.
• No compartas tus códigos ni los QR de alta con nadie.
• Nos avises cuanto antes en dpo@viamedsalud.com si pierdes el móvil, te lo roban o cambias de número, para que revoquemos y regeneremos tus claves.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo. El inicio de sesión por SMS depende también de la seguridad de tu línea: si tu móvil se queda sin servicio de repente o sospechas que alguien ha duplicado tu SIM, avísanos.

Puedes ejercer en cualquier momento, de forma gratuita, estos derechos:

• Acceso: saber qué datos tuyos tratamos.
• Rectificación: corregir datos inexactos, por ejemplo si cambias de número.
• Supresión: pedir que eliminemos tus datos (consulta Cómo eliminar tu cuenta y tus datos).
• Oposición: oponerte, por motivos relacionados con tu situación particular, al tratamiento basado en el interés legítimo, incluida la analítica de Android.
• Limitación: pedir que dejemos de usar tus datos temporalmente en determinados casos.
• Portabilidad: recibir en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica los datos que nos has facilitado, cuando el tratamiento se base en tu contrato y se haga por medios automatizados.
• No ser objeto de decisiones automatizadas: que no se tomen decisiones sobre ti basadas únicamente en un tratamiento automatizado. La app no toma decisiones de este tipo.

Escribe a dpo@viamedsalud.com o usa el formulario de ejercicio de derechos. Si tenemos dudas razonables sobre tu identidad, podremos pedirte información adicional. Te responderemos en el plazo de un mes desde que recibamos tu solicitud. Si es compleja o recibimos muchas, podremos ampliarlo dos meses más; en ese caso te lo diremos, con los motivos, dentro del primer mes.

Si crees que no hemos atendido bien tus derechos, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid). Si lo prefieres, antes puedes dirigirte a nuestro DPD, aunque no es obligatorio.

Actualizaremos esta política cuando cambien las funciones de la app o la forma de tratar los datos, e indicaremos arriba la fecha y la versión de la última actualización. Si el cambio es relevante, te avisaremos por tu correo corporativo o por los canales internos de Viamed antes de que se aplique.

Para conocer otros tratamientos de Viamed, consulta la política de privacidad general de Viamed.